#352: Vorausschauende Regelungen und die Interne Revision

#352: Vorausschauende Regelungen und die Interne Revision

#352: Vorausschauende Regelungen und die Interne Revision

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Regelungen | Selbstverständlich sollte eine Interne Revision sich nicht nur primär darum kümmern, dass Fehler oder Probleme behoben werden. Hand in Hand dazu sollten immer auch die zugrundeliegenden Annahmen, Werte oder Ziele zu hinterfragt werden.

Ein konkretes Beispiel hierfür, d.h. für Double-Loop-Learning, zu finden, ohne unsere Verschwiegenheitspflicht zu verletzen, ist herausfordernd. Denn oft geht es dabei um tiefgreifende, ggf. sogar strategische Veränderungen.

Wolfgang Janisch hat mir mit seinem Artikel aus der SZ vom 15.11.2024 aus diesem Dilemma geholfen. Der Artikel behandelt die Resilienz des Bundesverfassungsgerichts und insbesondere die Bedeutung der Regeln zu dessen Richterwahl.

Setzt man das Double-Loop-Learning ein, kann man als Interne Revision auf vorausschauende Regelungen hinwirken:
Stellen Sie Ihrem Revisionspartner hypothetische Fragen („Was wäre, wenn …“).
Deklinieren Sie hierbei jeweils jeden Parameter, jede Annahme und jeden Inputfaktor durch.
Z.B.: Was wäre wenn …
… die Datenzulieferung nicht funktioniert?
… die Daten teilweise nicht rechtzeitig aktualisiert werden?
… jeweils andere Inputfaktoren ausfallen, unvollständig sind oder verspätet kommen?
… die Weiterverarbeitung stockt
… eine Person krank und die Vertretung im Urlaub ist?
… Fachkräfte fehlen?

Wichtig ist, dass Sie nicht bereits die perfekte Regelung im Kopf haben und versuchen, diese Ihrem Revisionspartner aufzuoktroyieren.
Entwickeln Sie stattdessen die Regelungen gemeinsam im Dialog.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

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#350: Ein Plädoyer für die Interne Revision

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Auswirkungen | Vor einiger Zeit habe ich in einem Zeitungsartikel ein Plädoyer für die Interne Revision gelesen. Der Autorin, Ann-Kathrin Büüsker, Moderatorin beim Deutschlandradio, war das vermutlich gar nicht bewusst. Sie prangerte die veralteten Strukturen im öffentlich-rechtlichen Rundfunk an und schilderte deren Auswirkungen.

Als ich den Artikel las, erkannte ich, dass die von ihr geforderte Veränderung genau das ist, was unsere Aufgabe in der Internen Revision ausmacht:

  • Strukturen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten überdenken
  • Prozesse und Workflows hinterfragen:
    • Wen wollen wir erreichen?
    • Wer macht was, und ist das so noch zeitgemäß?
    • Funktioniert das überhaupt zuverlässig?

„Das haben wir schon immer so gemacht“, kann für uns kein Argument sein, wenn es Ideen gibt, wie es besser funktionieren könnte.

Wir haben in unserer Funktion als Interne Revision nicht nur die Möglichkeit, sondern auch die Verpflichtung, unsere Organisation daraufhin zu hinterfragen, wie ihre Lebensfähigkeit bzw. auch Lebendigkeit gesteigert werden kann.
Tja, manchmal folgt aus dem Hinterfragen eine Art schöpferische Zerstörung.
Wenn „historisch Gewachsenes“ jedoch nicht von uns hinterfragt wird, dann zahlt die Organisation einen hohen Preis. Frau Büüsker hat die Auswirkungen deutlich geschildert.

Lassen Sie uns alle gemeinsam so souverän, kollegial und wirksam wie möglich werden, damit unsere Organisationen diesen hohen Preis nicht zahlen müssen.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

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Verluste | Unser menschliches Gehirn bewertet einen Verlust emotional doppelt so stark wie einen Gewinn.
Daher ist es so schwer, etwas abzugeben, was man zuvor besessen hat, oder auf etwas zu verzichten, woran man sich längst gewöhnt hat.

Der Podcast erläutert, wie dies auf die Interne Revision übertragen werden kann:
Z.B.:

  • Seien Sie sich darüber bewusst, dass jede Veränderung für Ihren Revisionspartner äußerst schmerzhaft ist.
  • Gehen Sie davon aus, dass ein Verzicht auf Gewohntes für Ihren Revisionspartner eine mittelschwere Katastrophe darstellt.
  • Gehen Sie also immer äußerst behutsam vor, wenn Sie eine Feststellung treffen und Maßnahmen vereinbaren.

Weitere Details erfahren Sie in diesem Podcast.

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#318: Hat mich der Konflikt?

Veränderung | In unserer Tätigkeit in der Internen Revision haben wir aufgrund unserer Tätigkeit hoffentlich regelmäßig Konflikte.
Sie haben nur dann keine Konflikte wenn:

  • Sie niemals Feststellungen treffen, die negativ wirkende Abweichungen zum Gegenstand haben (das halte ich aber bei einer risikoorientierten Vorgehensweise für sehr unwahrscheinlich) oder
  • Ihre Revisionspartner bedanken sich gleich überschwänglich für Ihre Feststellung und setzen gleich alles um.

In dem Moment, indem Sie Ihren Revisionspartner von einer Veränderung überzeugen wollen, d.h., dass etwas anders gemacht werden soll, als es gemacht wurde, entsteht ein Konflikt. Konflikte sind nicht nur normal, sondern sogar extrem notwendig, um eine Veränderung des Bisherigen herbeizuführen.

Daher sage ich: Revisorinnen und Revisoren müssen Konflikte haben!

Wenn einen aber umgekehrt „der Konflikt hat“, dann ist man innerlich in diesen Konflikt verstrickt und gerät unter Dis-Stress. Wie man aus der Stressforschung weiß, hat man in solchen Fällen nicht mehr den Zugang zu seinen grundsätzlich vorhandenen Kompetenzen. D.h. wenn ein Konflikt Sie „hat“, können Sie nicht mehr so klar denken, wie sie es ohne einen Konflikt könnten.

Das kommt weder Ihnen, noch ihrem Unternehmen zu Gute. Denn dann sind Sie nicht mehr so gut in der Lage, Ihre Revisionspartner von notwendigen Veränderungen zu überzeugen.

Woran Sie erkennen können, dass der Konflikt „Sie hat“, erfahren Sie in diesem Podcast.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

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Folge 299: Follow-up zum Whistleblowing eines Apothekers

Werte | Es gibt einen mutigen Whistleblower, der auf Missstände in seinem Wirkungsbereich hinweist. Investigative Journalisten recherchieren und geben dem Whistleblower eine Plattform. Sie berichten darüber.

Und was passiert danach?

Nicht viel. Und das was passiert, gefährdet die Existenzgrundlage des Whistleblowers.

In der Internen Revision ist es mit der Berichterstattung ähnlich.
Glauben Sie nicht, dass eine Berichterstattung alleine irgendein Problem lösen würde. Denn ohne Erledigung der Maßnahmen wird keine Veränderung eintreten.

Wir müssen mit einem konsequenten Follow-up dafür sorgen, dass unsere Feststellungen und Maßnahmen nicht untergehen.

Zusätzlich haben Sie als Interne Revisorinnen und Revisoren die Möglichkeit, die Integrität unternehmerischen Handelns, das mehr oder weniger ethische Verhalten und die wertebasierten Entscheidungen innerhalb Ihres Unternehmens zu diskutieren.

Sie können Handlungsoptionen aufzeigen und, wenn ein bestimmtes Verhalten im Unternehmen nicht den Unternehmenswerten entspricht, diese mangelnde Wertekonformität ansprechen und diskutieren.

Ja, das macht keinen Spaß und ist auch nicht einfach.
Aber es gehört zu unserer Arbeit dazu.

Wir sind die Hofnarren, die hin und wieder Licht ins Dunkel bringen und den Spiegel vorhalten müssen.

Wenn dann der Vorstand entscheidet, er bleibt dabei und unterstützt das bisherige Verhalten, dann ist daran nicht zu rütteln. Aber Sie haben es angesprochen.

Hier das Follow-up zum Fall des mutigen Apothekers auf Folge #296.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!